Do zakresu działania Centrum Spraw Pracowniczych należy realizacja podstawowych zadań Uczelni w zakresie pracowniczym i płacowym niezastrzeżonym do właściwości innych jednostek organizacyjnych a w szczególności:
prowadzenie niezbędnej ewidencji i dokumentacji pracowniczej;
prowadzenie akt osobowych;
udzielanie niezbędnych informacji i porad w sprawach pracowniczych.
Strukturę Centrum Spraw Pracowniczych tworzą:
Dział Kadr;
Dział Płac;
Dział Spraw Socjalnych;
Dział BHP;
Sekcja Szkoleń.
Dział Kadr:
We współpracy z właściwymi organami oraz kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu realizuje założenia uczelnianej polityki personalnej.
Prowadzi sprawy wynikające ze stosunku pracy wszystkich pracowników.
Prowadzi ewidencję i akta osobowe pracowników.
Wydaje świadectwa pracy, legitymacje służbowe, dokumenty poświadczające zatrudnienie.
Zajmuje się sprawami związanymi ze zgłaszaniem i wyrejestrowywaniem do ubezpieczeń społecznych pracowników.
Zajmuje się sprawami związanymi ze zgłaszaniem i wyrejestrowywaniem do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodzin pracowników podlegających tym ubezpieczeniom.
Wykonuje czynności związane z kontrolą zwolnień lekarskich pod względem ich formalnej zgodności z obowiązującymi przepisami oraz na wniosek kierowników jednostek organizacyjnych występuje do ZUS o kontrolę prawidłowości wykorzystywania tych zwolnień.
Służy pomocą przy kompletowaniu dokumentów emerytalnych i rentowych pracowników.
Prowadzi wnioskowane sprawy dotyczące awansów, odznaczeń i nagród pracowników.
Współuczestniczy w opracowywaniu i doskonaleniu zasad wynagradzania i premiowania pracowników oraz przygotowuje dokumentację służącą do naliczania nagród jubileuszowych i dodatku za wysługę lat.
Organizuje i koordynuje sprawy okresowych ocen pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.
Współdziała z komisją wspierającą Kanclerza przy rozpatrywaniu odwołań od ocen pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.
Współdziała z Uczelnianą Komisją Odwoławczą ds. Oceny Nauczycieli.
Dział Płac:
Prowadzi kontrolę merytoryczną, formalną i rachunkową dokumentów stanowiących podstawę naliczania wynagrodzeń.
Sporządza listy wynagrodzeń i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy oraz listy wypłat zasiłków ZUS.
Prowadzi kontrolę formalną i rachunkową umów o dzieło i zlecenia oraz rachunków wystawionych na ich podstawie i sporządza listy wypłat wynagrodzeń określonych w tych umowach.
Oblicza świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz dokonuje ich rozliczeń z ZUS.
Oblicza i sporządza zestawienia wynagrodzeń w celu naliczenia emerytury lub renty.
Sporządza informacje dla ZUS o osiągniętym przychodzie emerytów i rencistów.
Przygotowuje wypłaty gotówkowe i bezgotówkowe wynagrodzeń.
Realizuje obowiązki płatnika składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, ubezpieczenia zdrowotne oraz fundusz pracy naliczonych od wypłaconych wynagrodzeń i zasiłków.
W ramach obowiązków płatnika rozlicza zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłacanych wynagrodzeń oraz sporządza związaną z tym dokumentację.
Przechowuje, zgodnie z obowiązującymi przepisami, listy płac, dokumenty stanowiące podstawę naliczania wynagrodzeń i świadczeń, dokumentację rozliczeniową z ZUS, kopie informacji o wysokości podatku dochodowego od osób fizycznych, zestawienia zbiorcze dotyczące wypłaconych wynagrodzeń.
Wystawia pracownikom zaświadczenia o wysokości wynagrodzenia.
Udziela informacji związanych z wypłatami wynagrodzeń oraz obciążającymi je podatkiem i składkami ZUS.
Dział Spraw Socjalnych:
Prowadzi sprawy związane z administrowaniem zakładowym funduszem świadczeń socjalnych w oparciu o obowiązujące w tym zakresie przepisy i regulaminy.
Zapewnia obsługę organizacyjną i biurową Komisji Socjalno-Mieszkaniowej, Komisji ds. Hoteli Asystenckich, Rad Mieszkańców tych hoteli.
Prowadzi sprawy związane z kwaterowaniem w hotelach asystenckich, zamieszkiwaniem w mieszkaniach służbowych, w tym nalicza należności oraz monitoruje związane z nimi rozliczenia.
Prowadzi rozliczenia związane ze świadczeniami pracowniczymi wynikającymi z przepisów kodeksu pracy oraz przepisów bhp.
Oblicza i przygotowuje dokumentację dotyczącą wypłaty ekwiwalentów za odzież ochronną dla pracowników Uczelni.
Zarządza Zespołem Hoteli Asystenckich oraz Ośrodkiem Wypoczynkowym w Łączynie.
Dział BHP:
Pełni zadania służby bhp oraz prewencji pożarowej Uniwersytetu Gdańskiego.
Kontroluje warunki pracy oraz przestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwa pożarowego, występuje do osób kierujących pracownikami z zaleceniami usunięcia stwierdzonych zagrożeń wypadkowych i szkodliwości (uciążliwości) zawodowych oraz uchybień w zakresie bhp i ppoż., na bieżąco informuje pracodawcę o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych.
Dokonuje okresowych ocen i analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, przedstawia propozycje przedsięwzięć techniczno-organizacyjnych poprawiających warunki pracy oraz stan bezpieczeństwa pożarowego.
Bierze udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz wypadków studenckich podczas zajęć organizowanych przez Uczelnię, opracowywaniu dokumentacji powypadkowych i wniosków wynikających z dochodzeń powypadkowych, kontroluje realizację tych wniosków, a także sporządza dokumentację wypadków w drodze do pracy i z pracy.
Prowadzi rejestry wypadków pracowników i studentów, a także zachorowań na choroby zawodowe.
Bierze udział w ocenie ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy i w ustalaniu stanowisk pracy do wykonania pomiarów i badań środowiska pracy, prowadzi karty pomiarów i rejestry tych badań.
Bierze udział w opracowywaniu wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych bhp, ustalaniu zakresu obowiązków - w zakresie bhp - osób kierujących pracownikami. Opiniuje szczegółowe instrukcje bhp na poszczególnych stanowiskach pracy, instrukcje bezpieczeństwa pożarowego, oceny, ekspertyzy i inne z zakresu ochrony ppoż. oraz prowadzi doradztwo w ww. zakresie.
Prowadzi szkolenia wstępne z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy dla nowo przyjmowanych pracowników Uniwersytetu oraz bierze udział w organizowaniu szkoleń w zakresie bhp, pierwszej pomocy oraz ochrony przeciwpożarowej.
Współpracuje z jednostkami organizacyjnymi wyznaczonymi przez Rektora do realizacji nakazów, wystąpień, decyzji i zaleceń organów kontroli zewnętrznej nad warunkami pracy.
Współdziała z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników oraz przeglądach stanowisk pracy z lekarzem.
Uczestniczy w konsultacjach w zakresie bhp i w pracach Komisji Bezpieczeństwa i Higieny Pracy oraz komisjach powołanych do oceny bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stanu bezpieczeństwa pożarowego.
Bierze udział w opiniowaniu projektów inwestycyjnych budowy, przebudowy, modernizacji i remontów oraz zmiany sposobu użytkowania obiektów oraz uczestniczy w komisjach odbiorczych tych obiektów i urządzeń.
Sekcja Szkoleń:
Bada, analizuje i diagnozuje potrzeby szkoleniowe pracowników Uczelni oraz kontroluje ich efektywność.
Opracowuje i realizuje założenia uczelnianego planu szkolenia zawodowego pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.
Tworzy roczny plan szkoleń i monitoruje ich realizację.
Przygotowuje projekty umów dotyczących dokształcania.
Monitoruje proces dokształcania pracowników.
Opracowuje zasady doboru i weryfikuje zleceniobiorców szkoleń.
Opracowuje procedury tworzenia grup trenerów wewnętrznych.
Inicjuje, organizuje szkolenia otwarte w zależności od potrzeb Uczelni.
Pozyskuje środki na szkolenia i dokształcanie z powiatowych urzędów pracy, Unii Europejskiej i innych źródeł.
Współpracuje z Urzędami Pracy w zakresie programów szkoleniowych.
Analizuje oferty szkoleniowe Urzędów Pracy oraz innych organizacji.
Opracowuje sprawozdania z realizacji planów szkoleniowych.
